In deze maandelijkse blog ‘Vernet Verdieping’ nemen we jou als lezer telkens mee in een specifiek onderwerp gerelateerd aan verzuim en inzetbaarheid. Dit keer gaan we dieper in op het maken van een zinvolle verzuimrapportage. Want hoe ziet de ideale verzuimrapportage er uit? Wat moet er vooral wel en wat juist niet in? De afgelopen jaren hebben we een rijk palet aan rapportages voorbij zien komen. In deze blog lees je hoe je een zinvol rapport maakt: een rapport wat structureel wordt gelezen en waarmee je verzuim op de agenda kunt zetten.
Een goed begin is het halve werk: de lezer en het doel
Een eindeloze rapportage met allerlei soorten grafieken en regenboogkleuren ziet er wellicht leuk uit, maar geeft dat ook het gewenste in- en overzicht? Met een inzichtelijke verzuimrapportage vergroot je de leesbaarheid en worden ontwikkelingen snel zichtbaar. Vraag jezelf op de eerste plaats af: voor wie en met welke reden maak ik deze rapportage?
Zo kan de afdeling P&O op zoek zijn naar een rapport met veel details, terwijl de Raad van Bestuur eerder geholpen is met een beknopte samenvatting op hoofdlijnen. Gebruikelijke doelgroepen voor een verzuimrapportage zijn: de Raad van Bestuur, de directie, de afdeling P&O, de beleidsafdelingen of leidinggevenden.
Met de doelgroep in je achterhoofd bepaal je daarna met welk doel je de verzuimrapportage maakt. De ervaring leert dat verzuimrapportages altijd één of twee van onderstaande doelen heeft:
- Evaluatie van de afgelopen periode
- Doelstellingen voor de toekomst bepalen
- Controle van ontwikkelingen
- Beschrijven van probleemgebieden
- Monitoring van pijnpunten
Frequentie bepalen
Daarna is het van belang om te bepalen hoe vaak je de rapportage maakt. De frequentie hangt samen met het doel van je verzuimrapport. Het evalueren van een periode en het maken van plannen voor de toekomst doe je bijvoorbeeld altijd jaarlijks. In het volgende schema zie je dit overzichtelijk weergegeven:
Welke informatie gebruik je?
Nadat je nagedacht hebt over de doelgroep, doelstelling en frequentie is het belangrijk om stil te staan bij de inhoud. Bedenk eerst over welke periode je gaat rapporteren. Maak je gebruik van verzuimcijfers per maand, kwartaal of voortschrijdende cijfers? Met voortschrijdend cijfers heb je altijd twaalf maanden of vier kwartalen en sluit je seizoensinvloeden uit. Hierdoor kun je verschillende maanden of kwartalen goed met elkaar vergelijken. Het nadeel is dat een verandering in de organisatie, zoals een nieuw verzuimbeleid, maar langzaam duidelijk wordt. Als dat interessant voor je is, kan je beter maand- of kwartaalcijfers gebruiken. Maand- of kwartaalcijfers vergelijk je altijd met de verzuimcijfers uit dezelfde maand of kwartaal van één (twee, drie, etc.) jaar geleden.
Dan de vraag wat ga je vergelijken? In de meeste verzuimrapportages keren cijfers terug als het verzuimpercentage, de meldingsfrequentie, de gemiddelde duur, de verzuimkosten of bijvoorbeeld de personeelsopbouw. En mogelijk kan het ook relevant zijn om deze gegevens onder te verdelen naar leeftijds-, duur- of salarisklasse. Denk terug aan je doel en de lezer en bepaal dan wat er voor jouw rapportage relevant is.
Om het huidige verzuim binnen jouw organisatie in een breder perspectief te zetten, kan je de cijfers in het verzuimrapport afzetten tegen:
branchecijfers: verzuim wordt namelijk niet alleen bepaald door het beleid van de organisatie, maar ook door veranderingen in de economische situatie en griepgolven of andere externe factoren in de maatschappij.
dezelfde periode een jaar terug: hoe heeft het verzuim zich ontwikkeld?
Boodschap overbrengen
Wanneer je helder hebt welke informatie je wilt delen, is de manier waarop je de informatie presenteert minstens zo belangrijk. Gebruik in de verzuimrapportage grafieken om je boodschap inzichtelijk te maken. Bedenk dat één plaatje meer kan zeggen dan duizend woorden!
Naast grafieken kan je ook tabellen gebruiken in je rapportages. Die zijn nuttig om ook de kleinste details te vertellen. Tot slot: maak gebruik van korte bondige samenvattende zinnen. Deze helpen je om bijzondere of alarmerende situaties, afwijkingen ten opzichte van de doelstellingen te benoemen of om conclusies en aanbevelingen te delen.
Meer weten?
Met deze tips kan je je eigen verzuimrapportage eens kritisch onder de loep nemen. Mocht je meer over zinvolle rapportages willen weten, meld je dan aan voor de workshop ‘Zinvolle Verzuimrapportages’ van 29 oktober 2020, gegeven door onze directeur bedrijfsvoering Danijela Budimir. In deze workshop gaan we samen kijken naar jouw verzuimrapport, staan we stil bij de absolute don’ts in een verzuimrapportage en besteden we extra aandacht aan de verschillende soorten grafieken. Voor meer informatie mail naar marjolijn@vernet.nl.