Elk jaar spreekt Vernet met de best presterende organisaties uit de Vernet Health Ranking. De centrale vraag? Hoe houdt jouw organisatie het verzuim onder controle, wat is jullie aanpak en hoe kunnen anderen hiervan leren? Voorafgaand twee belangrijke dingen. 1. De ervaring leert: een ‘one-size-fits-all oplossing’ is er niet. Wat voor de ene organisatie werkt, hoeft voor de andere organisatie niet te werken. Geen garanties dus. 2. Ons belangrijkste doel met deze verhalenreeks is inspireren. Inspireren met gepaste trots vanuit de betrokken werkgevers.
Dit keer gaan we in gesprek met Anoeska Uyleman – Niesing, Teammanager Vitaliteit en Verzuim bij Beweging 3.0.
Eigen risicodragerschap
Bij Beweging 3.0 hadden we al langer de ambitie en wens om de schadelast verder te beperken en eigen risicodrager te worden. Dit hebben we per 1 januari 2021 gerealiseerd en voeren we het eigen risicodragerschap zelf uit. Echt een mooie stap. Wij werken vanuit de maatwerkregeling en zijn overtuigd van de noodzaak voor eigen regie. Verzuim daar ben je als werkgever verantwoordelijk voor en dien je volgens ons niet uit te besteden aan een arbodienstverlener. Daarnaast is verzuim wederkerig. Werkgever en werknemer zijn beide verantwoordelijk. In onze organisatie zijn leidinggevenden in regie en worden ondersteund door deskundige interne casemanagers. Zij zijn expert in onze gedragsmatige aanpak en schadelastbeheersing. Als voorbeeld. In 2021 zijn 13 verzuimende medewerkers herplaatst in ander werk. Dit betreft medewerkers waarvan de bedrijfsarts arbeidsongeschiktheid voor eigen werk heeft vastgesteld, maar er is sprake van arbeidsgeschiktheid voor ander werk. Door herplaatsing in loonvormende arbeid, kan het verzuim worden beëindigd. Hier actief regie op voeren leidde in 2021 tot een directe schadelastbeheersing van € 273.000,-. De indirecte schadelast over 2021 was € 473.000,-.
Van hoog naar lager
Verzuim naar beneden krijgen is een langdurig proces. Dat vergt onder andere een goede gestructureerde aanpak en commitment van alle stakeholders. Een stijging is daarentegen zo voor elkaar. In 2015 maakten we als organisatie, net als veel zorgorganisaties, de overstap richting meer zelforganisatie. Helaas heeft dat voor Beweging 3.0 niet goed gewerkt. We zagen dat onder andere terug in een stijging van het verzuim. In 2017 startten we met onze verzuimaanpak. De rol van leidinggevende kwam terug. Het roer ging om. De visie op verzuim werd herijkt en het eigenregiemodel kwam (weer) centraal te staan. De medewerker staat op één. Aangenaam werken staat daarbij centraal. Fit, vitaal en met plezier werken is hierbij een belangrijk onderdeel.
Als werkgever willen we de medewerker ondersteunen, maar we geloven wel in wederkerigheid. Wat kun jij doen, wat kunnen wij doen, wat moeten we samen doen om een volgende stap te zetten. Deze aanpak vraagt commitment van de Raad van Bestuur, de leidinggevende, de casemanager, de bedrijfsarts en natuurlijk van de medewerkers op de werkvloer. Iedereen moet zijn rol pakken, dat is cruciaal. Om dit te realiseren is een consistente aanpak nodig. We blijven evalueren, verfijnen en verdiepen zodat we het juiste doen om onze medewerkers te ondersteunen en gestelde organisatiedoelen behalen.
Kritische succesfactoren
Bij het begrip Duurzame inzetbaarheid kun je van alles verzinnen en aanbieden vanuit een brede providerboog. Daarmee maak je volgens ons niet het verschil. Wat mij betreft zijn er binnen Beweging 3.0 een aantal kritische succesfactoren:
- Warme zakelijkheid inzetten als leiderschapsstijl
- Voeren van vitaliteit- en verzuimdialoog in teams: wat kunnen wij doen, wat kan jij doen
- Preventiegesprekken
- Frequentverzuimgesprekken
Leidinggevenden bespreken ver voor verzuim hoe we samen kunnen zorgen voor fit en vitaal werken. Daarnaast onderscheiden we vier situaties: ver voor, vlak voor, tijdens en na verzuim. Elke situatie heeft een andere aanpak en andere instrumenten die daarbij ondersteunen. Daarbij is er uiteraard ondersteuning vanuit bedrijfsarts, casemanager, HR en andere deskundigen noodzakelijk. Goed zorgen voor de ander begint bij goed zorgen voor jezelf. We ondersteunen medewerkers hierbij, bijvoorbeeld door bedrijfsmaatschappelijk werk aan te bieden. Door het thema vitaliteit en verzuim op verschillende momenten in beleidsinstrumenten te verwerken, worden leidinggevenden ondersteunt in de uitvoering van hun rol, bijvoorbeeld het jaargesprek, de kansenlijn of de jobcoach. Zo blijf je met elkaar het goede gesprek voeren over wat ervoor nodig is om vitaal te blijven.
Dashboard
We evalueren met de Raad van Bestuur en management twee keer per jaar onze verzuimaanpak. Onderdeel hiervan is een HR-dashboard waarop de voortgang op de diverse HR-kengetallen te volgen is. Niet alleen verzuim, maar ook bijvoorbeeld in- en uitstroom. Onderdelen waarbij het verzuim langer dan drie maanden boven de target ligt, wordt gevraagd een plan van aanpak te maken. De casemanager ondersteunt niet alleen op casuïstiekniveau, maar ook bij deze aspecten.
Constant doorontwikkelen
Naast de evaluatie met stakeholders, evalueren we jaarlijks met onze providers, Hierbij zijn we scherp en alert op onze verbeterpunten. Onze kracht ligt in het continu verdiepen en verfijnen van onze aanpak. Daarnaast laten we onze aanpak en uitvoering d.m.v. onderzoek toetsen door externe partijen; wat doen we goed, wat kan beter. Een kritische blik van buiten zorgt voor nog meer scherpte in ons beleid.
Steun Raad van Bestuur
Met elkaar omarmen we onze visie en aanpak. Ook de bestuurder kijkt naar wat hij of zij kan doen om bij te dragen. Elke maand gaan we om tafel om te bespreken wat er wel goed en wat er niet goed gaat. De Raad van Bestuur deelt maandelijks de verzuimcijfers met de leidinggevenden, waarbij we actief de best practices delen. Dit kan gaan over het herplaatsen van medewerkers. Maar ook over hoe een preventiegesprek leidt tot andere keuzes, waardoor verzuim voorkomen wordt.
Houd-je-balans training
Naast bedrijfsmaatschappelijk werk, bieden we de training ‘houd-je-balans’ aan. In die training gaat het over wie ben jij en hoe kijk jij naar zaken. We zien dat veel medewerkers te lang door lopen met klachten en daardoor regelmatig diep in het rood gaan. Dan duurt herstel vaak ook extra lang. Tijdens de training wordt inzicht geboden en vaardigheden ontwikkeld of versterkt, zodat je beter met tegenslagen om kan gaan en je je mentale veerkracht vergroot.
