Elk jaar spreekt Vernet met de best presterende organisaties uit de Vernet Health Ranking. De centrale vraag? Hoe houdt jouw organisatie het verzuim onder controle, wat is jullie aanpak en hoe kunnen anderen hiervan leren? Voorafgaand twee belangrijke dingen. 1. De ervaring leert: een ‘one-size-fits-all oplossing’ is er niet. Wat voor de ene organisatie werkt, hoeft voor de andere organisatie niet te werken. Geen garanties dus. 2. Ons belangrijkste doel met deze verhalenreeks is inspireren. Inspireren met gepaste trots vanuit de betrokken werkgevers.
In deze eerste publicatie gaan we in gesprek met Babette Alberda, manager Medwerkersbelang bij Philadelphia Zorg.
Urgentie
“De Vernet Health Ranking? Ik moet eerlijk zeggen dat ik er zelf niet zo mee bezig ben geweest. Ik heb er een dubbel gevoel bij. Het is een prachtig mooie prestatie. We hebben er hard aan gewerkt en veel voor gedaan, maar natuurlijk 6% verzuim is nog steeds veel te hoog. Teveel medewerkers staan nog aan de kant. Waarom het verzuim bij ons nog steeds laag is ten opzichte van anderen? Ik denk dat het blijvend urgent houden de sleutel tot succes is. Kort geleden hebben we bijvoorbeeld de gehele directie weer getraind rondom het thema verzuim. Hoe kijk je naar verzuim en wat is specifiek jullie rol. Van origine kijken we heel medisch naar verzuim, zo zijn we geprogrammeerd. Het is beter en interessanter om te kijken naar wat er echt aan de hand is, wat eronder het verzuim ligt en daarover dan het gesprek voeren. Voor mij is commitment in alle lagen van de organisatie belangrijk. Je wilt dat iedereen zijn of haar rol pakt en de juiste vragen stelt vanuit zijn functie. Dan zorg je voor beweging, ontstaat er compassie, voelen mensen zich gehoord en gesteund. Verzuim krijgt zo echt prioriteit.
Pilot verzuimtraining
Vorig jaar zijn we gestart met een pilot verzuimtraining voor medewerkers in verzuim. Dit zijn medewerkers die al zes weken of langer in verzuim zitten en waarbij er nog weinig beweging is richting werkhervatting. Tijdens deze groepstraining is het doel om elkaar te versterken en stil te staan bij vragen als: wat is je passie, welke drempels ervaar je, waar sta je in re-integratie en wat is er nodig om een stap verder te komen. Een open gesprek met lotgenoten, een spiegel en tegelijkertijd input voor een plan van aanpak voor de re-integratie.
In 2021 hebben 64 medewerkers meegedaan vanuit verschillende regio’s. Doel is dat mensen echt stilstaan bij zichzelf. Wat ik heb gezien is dat bij een groot deel van de verzuimende medewerkers vaak iets anders speelt, bijvoorbeeld een loopbaanvraag of een ingewikkelde relatie met de leidinggevende. De klachten zijn er wel degelijk, maar er zit meer achter en dat bemoeilijkt de re-integratie. De wens is ook om nog meer te gaan inzetten op loopbaanontwikkeling en dat verder te professionaliseren. De pilot wordt dit jaar onderdeel van het landelijk verzuimbeleid. Elke medewerker (enkele uitzonderingen daargelaten) die zes weken in verzuim zit, krijgt een brief over de training met een uitnodiging. De brief gaat rechtstreeks naar de medewerkers. De vervolgstap is om de training met de leidinggevende te bespreken, die kan vervolgens de medewerker aanmelden.
Systeem
Per 1 juli 2021 zijn we overgestapt naar een nieuw verzuimsysteem. Dat was behoorlijk intensief. Vooral aan de proceskant zijn verbeteringen aangebracht, wat leidt tot minder administratieve taken en minder frustratie. Hoe makkelijker je het maakt, hoe sneller het wordt opgepakt. Dat blijkt ook want zowel leidinggevenden als verzuimprofessionals pakken het snel op: er is beter inzicht op de taken, meer grip waardoor we nog sneller kunnen acteren. In dit systeem zit ook een optie om te beeldbellen met bedrijfsarts. Dit zijn we nu aan het testen. Vanuit de module krijgen medewerkers een uitnodiging voor een online spreekuur. Dit maakt dat we flexibeler omgaan met de bedrijfsartsencapaciteit. We kijken nu of dit werkt en hoe onze medewerkers dit ervaren. Overigens houden we elk kwartaal ook intervisie met de bedrijfsartsen. We bespreken dan wat goed ging, wat minder en welke vervolgactie we daaraan geven.
Het systeem biedt ook de mogelijkheid om te starten met een medewerkersportaal. In dit portaal kunnen medewerkers zelf hun dossiers inzien en acties uitvoeren. Daarmee geven we ze een stuk inzicht en regie. Ik vind het belangrijk om continu te blijven innoveren, niet stilstaan, maar kijken wat er nog meer mogelijk is. Dat past ook bij de cultuur van Philadelphia. Open staan voor verbetering en vernieuwing.
Een voorbeeld daarvan is ook de pilot ‘psycholoog in het voorportaal’. Hier starten we in april van 2022 mee. Collega’s met psychische klachten kunnen in de eerste weken van verzuim snel terecht op het spreekuur van een psycholoog, vóór de bedrijfsarts uit. Tijdens het gesprek vindt dan eigenlijk een vorm van triage plaats. Wat kan leiden tot een doorverwijzing naar een specialist of tot concrete handvatten voor een gesprek tussen medewerker en leidinggevende.
Eigen risicodrager
Vanaf 2012 zijn we eigen risicodrager geworden voor de WGA-uitkeringen. Na enkele jaren dit risico verzekerd te hebben, hebben wij de stap gezet om het volledig in eigen beheer te doen. We doen dit stapsgewijs. Vanuit goed werkgeverschap is het prettig om zo kort op de bal te zitten en (ex)medewerkers goed te begeleiden, tegelijkertijd gaat het ook om strak sturen op kosten. Goed analyseren wat er aan de hand is, wat er is mogelijk en hierbij goede partners zoeken in het juridisch en sociale zekerheidsstuk.”
Vragen? Mail naar marjolijn@vernet.nl.
