– Winnaars van de Vernet Health Ranking aan het woord –
De Vernet Health Ranking laat in één cijfer zien hoe een organisatie presteert op het gebied van verzuim en inzetbaarheid. Vernet gaat elk jaar met de best presterende organisaties in gesprek om het verhaal achter de cijfers op te halen. Wat is het geheim en hoe kunnen anderen hiervan leren? Eén kant-en-klare universele oplossing om de inzetbaarheid van de medewerkers te vergroten en het verzuim te verminderen? Die is er niet. Elke organisatie is anders. In deze blogreeks delen de winnaars van 2020 hun verhaal en tips. In deze blog alles over de rol van de leidinggevende en de casemanager en hun onderlinge samenwerking.
Leidinggevende is een cruciale functie
Dat de leidinggevende/teammanager een belangrijke rol speelt rondom het aanpakken van verzuim blijkt al snel in ieder interview. Zo vertelt Tonny van de Waal, adviseur Vitaliteit van ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen: “De leidinggevende speelt bij ons een belangrijke rol. De lijn is verantwoordelijk voor verzuim, dat betekent dat de leidinggevende de casemanager is. Hij of zij kan zich laten ondersteunen door HR-adviseurs en de bedrijfsarts. Onze HR-adviseurs zitten er kort op en zijn vanaf dag 1 betrokken. Wanneer er sprake is van langdurig verzuim speelt de verzuim- en re-integratieadviseur een belangrijke rol. Die ondersteunt in het gehele proces”.
Inge Hettinga, Hoofd HR-advies bij Noordwest Ziekenhuisgroep onderstreept dit: “Bij ons is de leidinggevende de casemanager, die wordt ondersteund door een HR-adviseur voor de casuïstiek rondom verzuim en functioneren. De HR adviseur is een soort inzetbaarheidscoach voor onze leidinggevenden en helpt op het vlak van het goede gesprek voeren en teamdynamiek. Daarnaast ondersteunt HR in het technisch casemanagement (Wet Verbetering Poortwachter) en op het administratieve stuk.”
Ook bij Verslavingszorg Noord Nederland vervult de leidinggevende een sleutelrol. “Wij volgen de Wet Poortwachter heel strikt. Bij werkgerelateerd verzuim kijken we samen met de medewerker of de huidige functie nog past, of iemand iets anders wil; loopbaan is bij ons echt belangrijk. Goede zorg voor onze eigen medewerkers is cruciaal. Daarom vinden we het belangrijk dat onze leidinggevenden samen met de medewerkers nadenken over hoe we kleine stapjes vooruit kunnen zetten, een stap in de goede richting naar re-integratie”, vertelde Eveline Molenaar, directeur Beleid & Communicatie en sinds 1 februari 2021 ook interim-directeur Personeel & Organisatie.
Casemanager Verzuim
Dat er toch ook verschillen zitten tussen de diverse organisaties en er geen one-size-fits-all aanpak is, blijkt in gesprek met Triade Vitree. Bij Triade Vitree vertellen Diane Koornsta en Noëlle Brands over de komst van de functie ‘casemanager verzuim’ en hun onderlinge samenwerking. “Sinds 1 april heeft verzuim met de komst van Diane meer en meer aandacht gekregen binnen Triade Vitree. De rol van casemanager verzuim was nieuw en werkt wat ons betreft heel goed. Wat er precies veranderd is? Dat zijn meerdere dingen. Waar Noëlle vroeger alle ballen in de lucht moest houden, is er nu meer rust met de komst van Diane. We doen het nu echt samen en hebben alle medewerkers goed in beeld die arbeidsongeschikt zijn, we worden gezien als helpende factor. Diane focust op de verzuimers tot één jaar en Noëlle pakt de langdurige verzuimers op die richting de WIA gaan. Mede door onze heldere taakverdeling zijn we in staat geweest om ook het langdurig verzuim aan te pakken. Een gave stap! Eerst verliep dat proces vaak stroperig en zagen we helaas dat wanneer een medewerker eenmaal het eerste ziektejaar door was, hij of zij ziek bleef en niet meer terugkeerde op de werkvloer. Nu is er meer tijd en aandacht, wat resulteert in een beter gesprek met de medewerker. Hierin leggen we dan aan de medewerker uit wat er staat te gebeuren, bespreken we samen waar eventueel toch nog winst te behalen is en gaan we in op hoe bijvoorbeeld een beoordeling door UWV plaatsvindt. Alles om de medewerker goed te begeleiden en helderheid te scheppen over het proces. We hebben op dit vlak grote sprongen gemaakt.”
Samenwerken in de driehoek en inlevingsvermogen
Veel werkgevers benadrukken dat het samenspel tussen leidinggevende, de bedrijfsarts, arbodienst, HR-adviseurs en eventuele casemanagers noodzakelijk is om concreet casussen aan te pakken. “Eerder merkten we dat de leidinggevenden een beetje aan het zwemmen waren rondom de re-integratie van medewerkers. Concreet zagen we bijvoorbeeld dat het werkhervattingsadvies onvoldoende serieus werd genomen. Op dit onderdeel sturen we binnen Triade Vitree nu strak. Hierin pakt Diane als casemanager haar rol, maar ook de succesvolle samenwerking met de driehoek – casemanager-leidinggevende-bedrijfsarts – is daarin cruciaal”, vertelt Noelle. Diane vult daarbij aan: “Het helpt denk ik dat ik vroeger zelf leidinggevende ben geweest bij Triade. Ik ben bekend met de casuïstiek en weet heel goed waar medewerkers of leidinggevenden tegenaan lopen; ik heb dat zelf namelijk ook ervaren. Het helpt om je echt te kunnen verplaatsen in de situatie op de werkvloer en dan vervolgens een concreet advies te geven. Dus niet de politieagent, maar juist de helpende hand.”
Voldoende tijd en middelen
Maar hoe zorg je nou als leidinggevende dat je echt je rol kunt pakken? Jannie Riteco, voorzitter Raad van Bestuur van De Waerden gaf als belangrijkste tip mee: “Zorg dat teammanagers voldoende tijd en middelen hebben om echt aan de medewerker te besteden. Zorg voor een realistische span of control, zodat ze elke medewerker kunnen spreken en weten wat er speelt. Elke teammanager kan bij ons minstens 50% van zijn of haar tijd aan de mensen besteden. We hebben ze geholpen om dat moeilijke, maar goede gesprek te voeren. We wilden de verzuimcultuur echt aanpakken. Eerlijke gesprekken voeren op het juiste moment was en is echt een speerpunt: geef persoonlijke aandacht, pak de telefoon, toon interesse en probeer samen met de medewerker te achterhalen waarom hij of zij niet happy is en wat er juist wel mogelijk is in een bepaalde situatie. Wees respectvol, eerlijk, nieuwsgierig, ontwikkelingsgericht en ga dat goede gesprek aan. Ook bijvoorbeeld als mensen niet op hun plek zitten in hun huidige rol, kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.”
Kwaliteiten
Tijd, de juiste middelen en goede ondersteuning zijn dus belangrijk, maar wat maakt iemand nou daadwerkelijk een goede leidinggevende? Fenna Eefting, bestuurder bij Stichting de Vogellanden zei daar het volgende over: “Leidinggevende hebben veel invloed op de cultuur binnen teams. Mijn rol als bestuurder is om de juiste mensen aan te nemen op de sleutelposities. Mensen die oog hebben voor de cultuur, kunnen inspireren, de dialoog durven aangaan, besluiten nemen en resultaatgericht zijn”.
In de volgende blog meer over Het belang van persoonlijke aandacht en het eigen regie model. Houd onze website in de gaten voor de allernieuwste blog! Vragen? Stuur een mailtje naar marjolijn@vernet.nl!
